Durch die immer komplexere Wettbewerbsdynamik lässt sich Prozessoptimierung heute kaum noch aus unserem Arbeitsalltag wegdenken. Der Wunsch nach höherer Produktivität, geringeren Kosten für den Kunden und Prozesskosten-Reduzierung ist heute allerdings nur ein Teilbereich, der durch Optimierungsprozesse abgedeckt werden muss. Ein weiterer Fokus liegt dabei in der Verbesserung und Erleichterung der Zusammenarbeit von Mensch (Kunden, Mitarbeiter), Maschine, Produkten und Prozessen.
Da ist die Auswahl der Prozessoptimierungsmethode nicht so einfach und trivial. In diesem Beitrag finden Sie einen Überblick der bekanntesten Prozessoptimierungsmethoden. Starten möchte ich jedoch mit der Auswahl der richtigen Methode für Ihr Unternehmen und Vorhaben.
Prozessoptimierungsmethoden auswählen
Doch welche Methode ist die “richtige” und gibt es sie überhaupt? Die Auswahl ist groß und jeder kennt Geschichten von erfolgreichen oder manchmal auch nicht so erfolgreichen Umsetzungen.
Die meisten Prozessoptimierungsmethoden setzten bereits vorhandene Prozesse voraus. Der Wahrnehmungsgrad der Prozesse variiert jedoch stark. Hierbei gilt: Je höher der Veränderungsaufwand und das damit verbundene Risiko, desto höher der benötigte Wahrnehmungsgrad des Ablaufs.
Zu einer erfolgreichen Umsetzung gehört daher die Auswahl der geeigneten Methode zur Prozessoptimierung. Denn die Ansätze reichen weit über das Verbessern der Prozesse hinaus. Sie setzen eine bestimmte Unternehmenskultur voraus. Hier müssen Sie insbesondere drei Punkte zu berücksichtigen:
1. Ziel der Veränderung:
Produktivität steigern, Effizienz verbessern, Qualität steigern, Harmonisierung der Schnittstellen, Leistungsfähigkeit der Prozesse oder Organisation verbessen etc. Hierbei ist zu beachten, dass im idealen Fall alle Teilaspekte verbessert werden sollten, aber üblicherweise legt man einen Schwerpunkt fest.
Beispiel:
Effizienz steigern: Lean Management
Effizienz steigern: Theory of constraints (TOC)
Schnittstellen harmonisieren / optimieren: Prozess-Struktur-Analyse (PSA)
Leistungsfähigkeit der Prozesse verbessern: KVP
2. Wie oft treten Probleme auf?
Je höher die Leistungsfähigkeit des vorhandenen Prozesses, desto höher der Lösungsaufwand. D.h. die Prozessoptimierungsmethode muss jeden einzelnen Arbeitsschritt oder jede kleine Abweichung berücksichtigen, um eine Verbesserung zu erzielen.
Beispiel:
Six Sigma ist eine sehr leistungsstarke Managementmethode, sie ist jedoch mit hohem Aufwand verbunden. Sie unterstützt bei strukturellen Problemen.
Das gilt ebenso für Lean Management. Daher nutzen viele Unternehmen Instrumente oder unterstützende Methoden wie KVP oder 5‑SMethode etc. So können Teile der gesamten Methode genutzt werden.
3. Führungsstil
Einige Prozessoptimierungsmethoden setzten einen eher partizipativen Führungsstil voraus, während andere durch ihre radikale Optimierung diese Art der Führung nicht berücksichtigen.
Beispiel:
Business-Process-Reengineering gehört zu den radikalen Methoden, weil der Umfang der Veränderung eine fundamentale Änderung erfordert.
KVP erfordert einen partizipativen Führungsstil. Hier sollten Mitarbeiter teils selbst bestimmen können, welche Veränderung umzusetzen ist. Durchlaufen Sie zu oft Entscheidungsgremien, führt das meist zum Stillstand und das Team wird bald keine oder wenig neue Verbesserungsvorschläge präsentieren.
Prozessoptimierung Methoden Übersicht
In diesem Abschnitte finden Sie eine Übersicht klassischer und agiler Methoden zur Prozessoptimierung.
- Business-Process-Reengineering (BPR)
- Total Quality Management (TQM)
- Triz-Methode
- Lean Production
- Kaizen (KVP)
- Total Cycle Time (TCT
- Six Sigma
- 5S-Methode
- Wertstromanalyse
- Theory of constraints (TOC)
- Scrum
- Kanban
- Scrumban (Mischung aus Scrum und Kanban)
Fazit
Diese drei Ansätze sollen Ihnen helfen, Ansatzpunkte die für Sie geeignete Methode zur Prozessoptimierung zu identifizieren. Erstellen Sie am besten eine Matrix (s. o.) mit ihrem Veränderungsumfang und ihren Anforderungen.
Am einfachsten gelingt eine Einführung, wenn die Prozessoptimierungsmethoden der bereits vorhandenen Arbeitsweise ähneln. Sie werden nicht als zu fremd wahrgenommen und können trotzdem den gewünschten Veränderungsprozess in Gang setzen.
Bildquellen:
- Prozessoptimierungsmethoden – Labyrinth: Pixabay, Tarey
