Jede Prozessoptimierung fängt mit der Erfassung des aktuellen Prozesses und dessen Analyse an. Selbst wenn Sie aktuell nichts ändern möchten, sollten Sie Ihre Prozesse erfassen und dokumentieren. Dieses hilft Ihnen nicht nur Transparenz zu schaffen, sondern kann z. B. einem neuen Mitarbeiter die Einarbeitung erleichtern.
Starten Sie mit Ihren Kernprozessen, denn hier steht der Kundenwunsch und dessen Erfüllung im Mittelpunkt. Das kann das Produzieren Ihres Produktes oder das Erbringen Ihrer Dienstleistung sein.
Analyse von Prozessen – eine wichtige Maßnahme
Die kontinuierliche Analyse von Prozessen ist eine der wichtigsten Maßnahmen, um Ihre Prozesseffizienz, ‑qualität und ‑effektivität zu optimieren. Hiermit können Sie Verbesserungspotentiale, Schwachstellen und dessen Ursachen identifizieren. Außerdem lassen sich so Fehl- und Blindleistungen eliminieren oder Stützleistungen reduzieren.
Anhand der Ergebnisse können Sie dann geeignete Korrekturmaßnahmen definieren, um die Wertschöpfung zu steigern.
Tipp: Eine Prozesslandkarte kann Ihnen helfen, eine Übersicht aller Prozesse und deren Bedeutung sowie Wechselwirkung zu visualisieren. Außerdem ist ein Prozessordner eine gute Investition. Am besten digital: So kann jeder im Unternehmen die Prozesse einsehen.
Wie analysiert man einen Prozess?
Um Prozesse zu analysieren nutzen Sie die Prozessanalyse, denn sie hilft Ihnen bei der strukturierten Analyse Ihrer Prozesse. Während der Prozessanalyse werden die individuellen Prozessschritte und Aktivitäten untersucht.
Dazu zerlegen Sie die Prozesse in einzelne Teilschritte. So können Sie die verschiedenen Elemente und Schritte einfacher bewerten.
Analyse von Prozessen vs. Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse finden sich in der obersten Ebene der Prozesslandkarte wieder, während die Prozesse in der zweiten Ebene angesiedelt sind. Die tiefe und Intensität der Analyse ist daher unterschiedlich. Dieses sollten Sie bei der Planung von Ressourcen und notwendigem Zeitaufwand bedenken.
Geschäftsprozesse sind Abteilungsübergreifend und umfassen mehr Schnittstellen sowie Beteiligte. Bei der Analyse von Geschäftsprozessen ist es daher sinnvoll, die Schnittstellen genauer zu betrachten. Die Prozessstrukturanalyse eignet sich sehr gut dafür.
Prozesse analysieren und optimieren
Sie können Ihre Prozesse in 5 Schritten analysieren und optimieren. Zu den Maßnahmen gehörten, das Erfassen von Prozessen, analysieren und Aufdecken von Schwachstellen bis hin zur Optimierung der Arbeitsabläufe.
1. Prozesse erfassen und darstellen
Es gibt eine Vielzahl von Methoden zur Analyse und Darstellung der Prozesse, wie z.B. Processmapping, Wertstromanalyse, Swimlane oder LIPOK etc. Wichtig ist jedoch, dass Sie den Ablauf für alle verständlich visualisieren.
Hierzu gehört das Erstellen eines Legendenverzeichnisses. Nutzen Sie dabei Farben. So wirkt die Darstellung lebendiger und bleibt besser im Gedächtnis. Achten Sie aber darauf, dass die Farben und Symbole bei jeder Prozessdokumentation die gleiche Bedeutung erhalten.
Beispiele und Symbole aus der Swimlane / Wertstromanalyse:
Wenn Sie mit einem Swimlane Diagramm arbeiten, ist es hilfreich eine Dokumenten‑, Zeit‑, Tool- oder System ‑Funktion zu erstellen.
relevante Prozessinformationen erfassen
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle relevanten Informationen erfassen. Dazu überlegen Sie, wie der optimale Output also Endprodukt des Prozesses aussieht.
Wenn es Ihnen leichter fällt, können Sie auch überlegen, welche Anforderung Ihr Kunde an dem Ergebnis hat.
Der zweite Schritt ist dann festzulegen, welche Daten im Prozess dazu beitragen, das Ziel zu erfüllen. Damit definieren Sie, was für die optimale Prozessgestaltung wichtig ist.
Ziel der Prozessoptimierung
Am Ende dieser Übung, haben Sie Ihr Ziel für die bevorstehende Prozessoptimierung festgelegt. Falls Sie bereits mitten im Projekt sind, können Sie hier die Ziele vergleichen und ggf. Anpassungen vornehmen.
2. Problemfelder und Schwachstellen erkennen
Mit Hilfe einer Schwachstellenanalyse sollten Sie nun versuchen, aktuelle Problemfelder zu identifizieren. Beliebte Methoden sind Checklisten, die SWOT ‑Analyse und Theory of Constraints.
Wichtig ist, dass Sie Schwachstellen erkennen und dessen Ursachen versuchen zu ermitteln. Betrachten Sie auch typische Themen wie Zeit, Kosten und Qualität. Lohnend ist auch ein Blick auf organisatorische, technische und Kommunikationsthemen.
Allgemein gilt: (vgl. Fliegen wie ein Fisch, 2012 – Seite 32/33)
- Vermeiden von Schnittstellen
- Vermeiden von Doppelerfassungen und ‑arbeiten
- Benötigte Kompetenzen definieren.
- Verantwortlichkeiten festlegen
- Klarer Bezug zu den Kundenanforderungen
- Vermeiden von Komplexität
3. Problemfelder analysieren
Mit Hilfe des Ursachen-Wirkungsdiagramms (Ishikawa – Diagramm) können Sie Problemfelder tiefgründiger analysieren. Das 5M-Modell visualisiert mögliche Faktoren, die ein bestimmtes Problem verursachen.
Dabei wird das Problem vorangestellt und folgende Ursachenfelder werden genauer betrachtet und analysiert:
- Maschine
- Mensch
- Material
- Methode
- Mitwelt (Umfeld/Milieu)
4. Problemlösung finden
Danach können Sie in einem Brainstorming-Verfahren Lösungsansätze für die ermittelten Gründe pro Ursachenfeld ausarbeiten.
Die Ergebnisse können Sie dann zur besseren Visualisierung grafisch in einem Mindmap darstellen.
5. SOLL – Prozess definieren
Zum Schluss definieren Sie Ihren neuen SOLL-Prozess. Der optimierte Prozess sollte dabei vorhandene Rahmenbedingungen, die festgelegten Prozess- und strategischen Ziele berücksichtigen.
Definieren Sie ruhig auch Prozesskennzahlen, mit denen Sie die Entwicklung der Prozessoptimierungsmaßnahmen steuern und kontrollieren möchten. So können Sie die Erwartung an den Soll – Prozess auch noch visualisieren.
Tipp: Nehmen Sie Ideen von Ihren Kollegen / Kolleginnen und Mitarbeiter(-in) in den Prozess auf, so gelingt auch die Beteiligung aller Prozessanwender.
Prozesse analysieren Methoden
Das eigentliche Erfassen und Analysieren der Prozesse wird üblicherweise zusammen mit den Mitarbeitern in einem Workshop durchgeführt. Sinnvoll ist es, den Prozess zunächst an einer Metaplanwand oder Ähnlichem darzustellen. So kann alles schnell abfotografiert werden.
Ich empfehle jedoch, die gesamten Aufzeichnungen noch einmal elektronisch zu erfassen, da nicht jede Handschrift sehr leserlich ist. Sie werden auch feststellen, dass sich während dieser Prozedur noch Fragen ergeben, die zur genaueren Bestimmung des Prozesses hilfreich sind.
Prozesse simulieren
Eine nicht so verbreitete Methode ist die Simulation der Geschäftsprozesse. Hierbei wird an realen Beispielen der Prozess quasi im Testlauf durchgeführt. Dies kann der Auftrag von gestern sein oder die Reparatur von vor zwei Tagen.
Sie werden kreativ werden müssen, aber hier werden Sie sofort Diskrepanzen zwischen den “Beschreibungen, Erklärungen” und dem “TUN” erkennen. Wichtig ist nur, dass Sie keinen Vorgang erfinden, sondern einen tatsächlich durchgeführten Auftrag zugrunde legen.
Denn Sie werden schnell merken, dass die Mitarbeiter Teile Ihrer Abläufe und Aufgaben bewusst wahrnehmen, viele Dinge aber auch unbewusst tun, da diese jeden Tag mehrmals wiederholt werden. Diese sind so fest im Gedächtnis verankert, dass sie es selbst nicht mehr bemerken. Es ist mit dem “Gehen” vergleichbar. Wir tun es jeden Tag, nehmen aber den Ablauf, der dafür notwendig ist, nicht mehr wahr.
Außerdem erlaubt die Methode den Mitarbeitern, Spaß am Erfassen und Analysieren zu entwickeln. Sie bereitet sie auch auf den kreativen Prozess der “Soll”-Definition vor.
Prozesse am Arbeitsplatz analysieren
Eine andere Alternative ist die Analyse des Prozess am Arbeitsplatz der Mitarbeiter. Sie sollten jedoch vielen unterschiedlichen Mitarbeitern über die Schulter schauen und sich alles erklären lassen. Vor allem das “Warum”? Jeder Mitarbeiter arbeitet etwas unterschiedlich.
Entscheidend ist hier die “Standardabweichung”. Was davon beeinflusst den gesamten Geschäftsprozess – und was nicht? Nicht jede Abweichung ist relevant!
Ich empfehle auch, am Ende mit allen betroffenen Mitarbeitern das Resultat noch einmal zu besprechen und einen letzten Blick darauf zu werfen. Wenn alle dem dargestellten Ablauf zugestimmt haben, kann dieser schließlich kommuniziert, veröffentlicht und bestenfalls im Prozessordner abgelegt werden
Fazit
Die fünf vorgestellten Schritte der Prozessanalyse sind nicht so schwer umzusetzen. Aber bereiten Sie sich auf die Prozessanalyse vor, indem Sie überlegen, welche Prozessdaten relevant sind.
In diesem Zug legen Sie Ihre Ziele für die Prozessoptimierung fest. Danach können Sie mit dem Strukturierten erfassen und dem Analysieren Ihrer Prozesse starten.
Viel Erfolg und Spaß beim Ausprobieren der unterschiedlichen Vorgehensweisen zur Analyse und Erfassung von Prozessen.
Bildquellen:
- Prozesslandkarte: Bildrechte beim Autor
