Effektive Meetings sind die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. In den meisten Unternehmen haben Meetings jedoch einen negativen Ruf. Der Grund: Häufig dauern die Meetings zu lange und bringen kein eindeutiges Ergebnis, weshalb sie oft als Zeitverschwendung angesehen werden.
Doch mit ein paar kleinen Tipps und Tricks lassen sich Meetings effektiver und effizienter gestalten.
In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen, worauf es bei produktiven Meetings ankommt!
Was macht ein gutes Meeting aus?
Ein gutes Team Meeting setzt klare Ziele und Erwartungen und hält sich an einen vorher festgelegten Zeitplan. Die Teilnehmer sollten wissen, warum sie an dem Meeting teilnehmen und was sie daraus mitnehmen sollen.
Während des Meetings sollte es einen klaren Ablaufplan geben, damit alle Teilnehmer wissen, wann welche Themen besprochen werden. Am Ende des Meetings sollten die Ergebnisse und nächsten Schritte klar festgelegt werden.
Der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Meetings sind daher eine gute Meeting Kultur und- Struktur, Organisation, Moderation, Planung sowie Vorbereitung.
Die Meeting Kultur aktiv gestalten
Eine gute Meeting Kultur kann helfen, Meetings effektiver zu gestalten und sicherzustellen, dass sie einen positiven Beitrag zur Arbeit einer Organisation leisten.
Eine Meeting Kultur ist die Art und Weise, wie eine Organisation Meetings abhält. Sie umfasst die Regeln und Normen, die für die Durchführung von Meetings gelten, sowie die Werte, die mit Meetings verbunden sind.
Die Meeting Kultur eines Unternehmens kann von der allgemeinen Kultur des Unternehmens beeinflusst oder aktiv gestaltet werden. Sie beeinflusst die Atmosphäre und den Stil eines Meetings sowie die Erwartungen der Teilnehmer
Eine gute Meeting Kultur zeichnet sich aus durch:
- Transparenz, um ein gemeinsames Verständnis zu gewährleisten
- ein klares Ziel
- Offenheit d. h Team tauscht seine Ideen offen aus
- Kommunikation auf Augenhöhe, jede Meinung zählt
- Lebendiges Miteinander (Spaß und Freude)
- Abwechslungsreiche und kreative Ideen für Meeting
- Gute Protokolle (Ergebnisprotokolle)
- Positiver Erfahrungsaustausch z.B. Erfolge
- lebendige Meeting Regeln
In einer idealen Meeting Kultur werden Meetings als wertvolle Zeit für die Zusammenarbeit angesehen und nicht als lästige Pflicht. Die Moderation und Meeting Struktur haben hier den größten Einfluss auf die Meeting Kultur.
Durch standarisierte Strukturen und Meeting Abläufe können Sie die Aspekte einer guten Meeting Kultur im Team oder Unternehmen verankern.
Meeting Struktur etablieren
Das etablieren einer standardisierte Meeting Struktur in Unternehmen trägt durch ein klares Zielverständnis zu einem guten Meeting bei.
Eine gute Meeting Struktur sagt den Teilnehmern ohne dass sie die Agenda und das tatsächliche Thema kennen, bereits was sie erwartet und was das Ziel des Meetings ist. Aber in vielen Unternehmen existiert meist keine ersichtliche Meeting Struktur.
Die Besprechungsthemen bilden in fast allen Unternehmen die Grundstruktur. Die Themen allein geben jedoch keinen Hinweis auf das Ziel des Meetings und daher sind die Gesprächsinhalte auch nicht eingegrenzt. Folglich ist es für die Teilnehmer schwer sich auf das Meeting einzustellen und vorzubereiten.
Ich schlage vor, dass Sie die Besprechungsarten und Meeting Typen als grundlegende Bestandteile Ihrer Besprechungsarchitektur verwenden. Dadurch werden die Besprechungsthemen reduziert und das Ziel des Meetings wird ebenfalls festgelegt.
Überlegen Sie auch, ob ein Meeting wirklich erforderlich ist. So schaffen Sie, noch bevor Sie mit der eigentlichen Planung und Vorbereitung Ihrer Besprechungen beginnen, bereits eine solide Grundlage für erfolgreiche und effektive Meetings.
Meeting Typen und Arten
Es gibt verschiedene Arten von Meetings, aber die meisten lassen sich in folgende 10 formelle Hauptkategorien einteilen:
- Entscheidungsmeetings
- Informationsmeeting
- Status und Review Meetings
- Strategiemeetings
- Operative Meetings (Team-Meetings, Dailys – Standup, Projekt-Status,)
- Soziale Meetings
- Arbeitsmeetings (z. B. Ideenfindung, Lösungen suchen, Vorschläge vorbereiten)
- Kick-Off Meetings
- Teamentwicklungsmeetings (Zusammenarbeit verbessern)
- Kundenmeetings
Der Vollständigkeit halber möchte ich auch die informellen Meetings erwähnen. Der Inhalt der Diskussionen liegt zwar nicht in Ihrer Hand, aber hier werden die meisten Informationen ausgetauscht. Es ist also lohnend, etwas Zeit und Mühe in die Schaffung attraktiver Sitzecken und Treffpunkte zu investieren.
Lesetipp: Weitere hilfreiche Informationen zu den verschiedenen Arten von Meetings finden Sie in unserem Artikel über effektive Zusammenarbeit.
Meeting Struktur Beispiel für eine Abteilung / Bereich
Die Meeting Struktur hilft die Zusammenarbeit in Meetings effektiv zu nutzen. Wichtig ist dabei, dass Sie die Meeting Typen nicht zusammenlegen, sondern jedes Meeting für nur 1 Ziel verwenden.
Das hier vorgestellte Beispiel nimmt auch einen direkten Einfluss auf Ihre Meeting Kultur, indem sie soziale Meetings integriert. Durch ein starkes Wir gefühlt fördern Sie die Offenheit und eine offene Kommunikation.
Ablauf und Meeting Agenda standardisieren
Verschiedenen Untersuchungen zufolge sind 50 % der Sitzungen überflüssig, da die Tagesordnungen unzureichend vorbereitet sind und die falschen Personen anwesend sind. Um dies zu verhindern, ist das 5P-Modell ein hilfreicher Ansatz.
Es kann Ihnen dabei helfen, ein erfolgreiches Meeting zu führen, indem Sie häufige Fehler vermeiden.
Die 5Ps sind:
1. Purpose / Zweck
Eine erfolgreiche und produktive Sitzung hat einen klaren Zweck. Warum also kommen die Teilnehmer zusammen? Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Punkt klar kommunizieren und wenn möglich visualisieren.
2. Participants / Teilnehmer
Die richtigen Personen tragen dazu bei, dass die Besprechung effektiv und produktiv verläuft. Im Idealfall handelt es sich bei den Teilnehmern um Personen, die über das Wissen oder die Erfahrung verfügen, um zur Diskussion beizutragen.
Die Teilnehmerzahl sollte nicht zu hoch sein. Hier könnte Ihnen die Jeff-Bezo-Regel für Meetings helfen. Sie ist sein Leitfaden für effektive Meetings. Diese Zwei-Pizza-Regel besagt, dass die Anzahl der Personen die maximale Anzahl der Personen, die von zwei Pizzen essen können, nicht überschreiten sollte.
Diese Begrenzung stellt sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, sich zu beteiligen und dass die Besprechung produktiv ist.
3. Process / Ablauf
Der Ablauf eines Meetings benötigt eine klare Struktur und bedarf einer Moderation. Die Struktur beinhaltet eine klare Tagesordnung. Die Agenda sollte Ihre Zeitplanung, Pausen und inhaltlichen Themen der Besprechung wiedergeben.
Planen Sie genügend Zeit für Diskussionen ein. Überlegen Sie, wie Sie auf Punkte reagieren, die nicht Teil des formellen Besprechungsablaufs sind.
Es ist auch von Vorteil, wenn die Teilnehmer bereits mit dem von Ihnen gewählten Meeting Format vertraut sind.
Und denken Sie auch an eine rechtzeitige Bekanntgabe der Tagesordnung. Wenn es sich um eine eintägige Veranstaltung handelt, sollten Sie die Teilnehmer 1 Woche vorher darüber informieren.
4. Payoff / Ziel
Einer der wichtigsten Aspekte effektiver Meetings ist die Festlegung konkreter Ziele. Spezifische und konkrete Ziele tragen dazu bei, dass alle Beteiligten verstehen, was zu tun ist und wissen, was das erwartete Ergebnis ist.
Achten Sie bei der Festlegung Ihrer Ziele darauf, so viele Informationen wie möglich einzubeziehen. Wenn das Ziel einer Besprechung zum Beispiel darin besteht Ideen für das Marketing zu entwickeln, sollten Sie angeben, welche Art von Ideen Sie suchen, wer für welche Aufgaben zuständig sein wird und wann das Endprodukt fertig sein soll.
5. Preparation / Vorbereitung
Der beste Weg Meetings vorzubereiten ist sich zu vergewissern, dass Sie über alle relevanten Informationen verfügen. Das bedeutet, dass Sie alle notwendigen Daten im Vorfeld sammeln. Auf diese Weise ist es einfacher, sinnvolle Besprechungsinhalte und eine geeignete Agenda zu erstellen.
Wenn der Inhalt und der Zeitplan der Sitzung feststehen, sollten Sie die folgenden drei Punkte berücksichtigen.
- Teilnehmer auf Meeting vorbereiten:
Was und wie müssen sich die Teilnehmer für das Meeting vorbereiten? Oder was sollten die Teilnehmer zum Meeting mitbringen. Zu der Vorbereitung gehört auch, dass Sie die Teilnehmer notfalls bei deren persönlichen Vorbereitung unterstützen. Holen Sie im Vorfeld von allen relevanten Teilnehmern Feedback zu den Themen der Besprechung ein.
- Meeting Ablauf vorbereiten
Welche Vorkehrungen müssen vor der Sitzung getroffen werden, z. B. Sitzungsunterlagen wie Handouts, Hotel, Raumgestaltung und Verpflegung? Soll es einen Sitzplan geben? Benötigen Sie Schreibunterlagen, Ladegeräte, Beamer, Internetzugang für die Gäste etc.
- Moderation vorbereiten
Effektive Meetings erfordern auch die Teilnahme aller Beteiligten. Wenn Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Besprechung ziehen wollen, sollten Sie alle Teilnehmer dazu ermutigen sich zu beteiligen. Welches Meeting Format oder welche Maßnahmen unterstützen einen erfolgreichen Ablauf? Wie können Sie die Teamdynamik steuern?
- Teilnehmer auf Meeting vorbereiten:
Team Meeting Agenda Vorlage für operative Meetings
Die Agenda dient als Fahrplan für operative Meetings. Sie verhindert Abweichungen von den zu besprechenden Themen und hilft dem Team, sich auf seine Ziele zu konzentrieren. Das Ziel von operativen Meetings ist den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter zu verbessern.
Die folgende Team Meeting Agenda Vorlage sollte Ihnen helfen Ihr Team Meeting erfolgreich zu gestalten.
Meeting Agenda Beispiel für Status Meetings
Führungskräfte verbringen 50–90% ihrer Arbeitszeit in Meetings. Der Erfolg von Management Sitzungen ist daher wesentlich für den Erfolg eines Unternehmens. Statusbesprechungen gehören zu den wichtigsten Arten von Management Besprechungen. Sie geben den Managern einen Überblick über den aktuellen Stand und Fortschritt ihrer Management Themen. Sie helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu verhindern, dass sie sich zu größeren Problemen entwickeln.
Das folgende Beispiel für eine Besprechungsagenda ist für Status Besprechungen gedacht.
19 praktische Tipps und Tricks für effektive Meetings
- Nutzen Sie moderne Meeting Formate wie “Walk and Talk” oder “Stand Up” Meeting
- Wechseln Sie das Meeting Format während langer Sitzungen
- Bleiben Sie organisiert und bitten Sie um Unterstützung bei der Moderation
- Lassen Sie Teile des Meetings durch die Teilnehmer selbst moderieren
- Kündigen Sie die Moderation von Konfliktsituationen und Diskussionen an
- Moderieren und Strukturieren Sie die Entscheidungsfindung des Teams
- Lassen Sie Dominate Persönlichkeiten nicht die Diskussion beherrschen
- Stimmen Sie die Tagesordnungspunkte vorher mit Keyplayer ab
- Sorgen Sie für mehr Abwechslung in der Besprechungsdauer, indem Sie die Zeit variieren. Wie wäre es mit 20 Minuten?
- Hängen Sie Besprechungsregeln sichtbar im Raum auf.
- Lüften Sie öfters, frische Luft beugt Müdigkeit vor
- Legen Sie den Termin für die nächste Besprechung im Meeting fest.
- Erstellen Sie ein ERGEBNIS-Protokoll und kein Ablaufprotokoll
- Planen Sie vor dem offiziellen Meeting Start, Zeit für sozialen Austausch ein.
- Protokollieren Sie Entscheidungen neutral
- Fragen Sie die Teilnehmer, ob es Änderungswünsche für die nächste Sitzung gibt?
- Erfassen Sie wichtige Nebenthemen in einem Themenspeicher / Parking Lot, um nicht zu weit vom Hauptthema abzuweichen.
- Unterbinden Sie laufende Unterbrechungen. Dazu gehören telefonieren, chatten und zu spät kommen.
- Gehen Sie nicht zu starr vor und lassen Sie sich und den Teilnehmern einen gewissen Spielraum. Und passen Sie Meeting Regeln ruhig an.
Fazit
Durch eine gute Meeting Kultur und Struktur sowie eine geeignete Meeting Vorbereitung können Sie dafür sorgen, dass Ihre Besprechungen effektiver und produktiver sind.
Nutzen Sie ruhig das vorgestellte 5P-Modell um eine optimale Meeting Vorbereitung zu gewährleisten. Es hilft Ihnen alle wesentlichen Aspekte der Besprechung im Blick zu behalten.
Wenn Sie dann noch unsere Tipps für die Moderation und Durchführung effektiver Meetings beherzigen, gehören sinnlose Meetings bald der Vergangenheit an.
Yanet Quintana
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Bildquellen:
- effektive Meetings: Kaffee Vektor erstellt von pch.vector – de.freepik.com
