Projekte sind für den Erfolg von Unternehmen unerlässlich. Daher sind das Projektmanagement und die richtigen Projektkennzahlen entscheidend für den Geschäftserfolg. Aber nicht alle Projekte sind gleich. Es gibt eine Reihe von KPIs, die für die Beurteilung der Leistung, des Erfolgs oder Misserfolgs eines Projekts unerlässlich sind.
In diesem Blogbeitrag werde ich einige der wichtigsten Projektkennzahlen erörtern und erläutern, was sie für Ihr Unternehmen bedeuten. Denn ohne diese Kennzahlen ist es schwierig, den Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts zu beurteilen.
Werfen wir also einen Blick auf 10 der wichtigsten Kennzahlen für Ihr Projektmanagement.
Ziele der Projektmanagement Kennzahlen
Projektmanagement-KPIs sind eine Teilmenge der Portfolio-Management-KPIs. Die Definition von Projektmanagement KPIs ist, gelinde gesagt, schwierig. Die Anforderungen sind äußerst vielfältig. Das Ziel der Projektmanagement-Kennzahlen ist die Bewertung der Projektleistung und die Unterstützung bei der Festlegung von Prioritäten, der Zeitplanung und der Auswahl des Projektportfolios. Außerdem sollen sie dem Projektmanager die Projektsteuerung vereinfachen, damit er die Projektziele erreicht.
Tipp zur Zieldefinition:
Im ersten Schritt wählen Sie aus, welche Kennzahlen für jede Ebene der Projektarbeit erforderlich sind. Dafür müssen Sie entscheiden, welche Ziele damit verfolgt werden, wie viele Zahlen überhaupt benötigt werden und wer mit diesen Zahlen arbeiten soll. Denken Sie auch an Kennzahlen, die für den gesamten Projektverlauf entscheidend sein könnten.
Projektcontrolling und ‑steuerung
Sowohl das Projektcontrolling als auch der Projektleiter nutzen die Kennzahlen, um den Projekterfolg zu beurteilen. Beide Projektverantwortlichen verwenden vergleichbare Kennzahlen, haben jedoch unterschiedliche Erwartungen an die Projektkennzahlen.
Der Projektleiter verwendet sie, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist, und um mögliche Probleme zu erkennen. Der Projektcontroller wiederum nutzt sie, um sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient eingesetzt werden und das Unternehmen mit dem Projekt Gewinne erzielt.
Die Kennzahlen sollten daher die unterschiedlichen Perspektiven abdecken. Außerdem sollten sie den beteiligen Personen so viele Informationen wie möglich zur Verfügung stellen.
Ihre 10 wichtigsten Projektkennzahlen
1. Umfang des Projekts
Der Projektumfang sollte eine klare Vorstellung davon vermitteln, wie und mit welchen Mitteln das Projekt durchgeführt werden soll. Dazu gehören:
- Projektziel
- Liefergegenstände
- Projektdauer
- Projektbudget
- Größe des Projektteams / Personalausstattung des Projekts
- Projekt-Ressource / Im Projekt eingesetzte Ressourcen
- Kosten (PV – Planned Value)
2. Dauer des Projekts
Die Projektdauer gibt an, wie lange die Durchführung des Projekts dauern wird. Die Dauer des Projekts kann in Tagen, Wochen aber auch in Monaten angegeben werden. Ihre Kennzahlen könnten z. B. 12 Monate lauten.
Sie beinhaltet die Dauer der einzelnen Aktivitäten, Meilensteine sowie freie und gesamte Pufferzeiten, aber auch mögliche Warte- und Liegezeiten.
Am besten Sie erstellen einen Netzplan. Um eine realistische Projektdauer zu ermitteln, sollten Sie auch bei kleinen Projekten die Dauer der Aktivität und den FEZ (frühestmöglicher Fertigstellungstermin) sowie SEZ (spätestmöglicher Fertigstellungstermin) pro Aufgabe berücksichtigen.
3. Abweichungen vom Zeitplan
Die Messung der Abweichungen vom Zeitplan kann zur Beurteilung, Bewertung und Steuerung des Projektfortschritts genutzt werden. Sie können diese Kennzahlen verwenden, um die Auswirkungen von Änderungen auf den Zeitplan eines Projekts zu beurteilen.
Die Abweichung vom Zeitplan wird berechnet, indem der Planwert (PV) mit dem Istwert (AC = Tatsächliche Kosten) verglichen wird. Ist der Istwert kleiner als der Planwert, dann liegt das Projekt hinter dem Zeitplan zurück. Ist der Istwert größer als der Planwert, ist die Abweichung vom Zeitplan positiv und das Projekt liegt vor dem Zeitplan.
Diese Kennzahl vergleicht also die tatsächliche Projektdauer bzw. den Projektfortschritt mit der erwarteten Projektdauer. Je nachdem, ob Sie für das Projektcontrolling oder die operative Projektleitung zuständig sind, können Sie die folgenden Kennzahlen nutzen:
- Anteil erreichter oder verpasster Meilensteine
- Anzahl oder Anteile überfälliger Aufgaben
- Fertigstellungsgrad des Projekts
- CV – Cost Variance (Istkosten-Abweichung)
- SV – Schedule Variance (Zeitplanabweichung)
- CPI = EV / AC SPI – Schedule Performance Index (Zeitplan-Kennzahl)
4. Ausufernder Projektumfang
Um eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, muss der Umfang monitort werden. Denn wenn der Umfang eines Projekts außer Kontrolle gerät, ist der Projekterfolg häufig gefährdet.
Die meisten Erweiterungen sind subtiler Natur, z. B. technologische Anpassungen, die die Einführung neuer Funktionen in das Projekt erfordern, oder Anfragen von Stakeholdern nach erweiterten Funktionen.
Daher ist Ihr Ziel, zu vermeiden, dass der Umfang des Projektes außer Kontrolle gerät und nicht mehr zu bewältigen ist.
Einige hilfreiche Kennzahlen sind:
- Projektgröße verändert sich (klein, mittel, groß)
- Projektkomplexität verändert sich (Projektklassifizierung A, B, C, D)
- Ausnutzung des Budgets
- Auslastungsrate des Teams
- Anzahl der Änderungsanfragen
5. Projektrisiko
Ein wichtiger Teil der Risikobewertung besteht darin, herauszufinden, wie wahrscheinlich es ist, dass ein bestimmtes Risiko eintritt. Sie müssen aber auch an die Auswirkungen denken. Sie können Kennzahlen wie die erwarteten Kosten von Risikoereignissen verwenden, um die erwarteten Auswirkungen auf den Gewinn oder das EBITA zu berechnen.
Kennzahlen die dabei behilflich sind:
- Wahrscheinlichkeitswert (€ / %)
- Risikowert (Euro oder Zahl)
- Risikoidentifikation %
- Risikoabweichung %
- Value at Risk
Tipp: Ist es notwendig, eine Wahrscheinlichkeitsrechnung zu verwenden, oder sollten auch die Auswirkungen der Kosten auf das Unternehmen berücksichtigt werden? Diese Frage sollten Sie zunächst mit Ihrem Management Team klären. Das vereinfacht Ihnen die Auswahl der entsprechenden Kennzahl.
6. Komplexität des Projekts
Die Komplexität eines Projektes wird mit den Complexity Score gemessen. Nach Patzak können Sie die Komplexität eines Projekts mit Hilfe einer Matrix bestimmen. In der Matrix werden einzelne Faktoren und Kriterien bewertet und anschließend werden die Ergebnisse summiert. Der ComplexityScore ist die Summe aller Einzelbewertungen.
Anhand dieser Matrix können Sie die Komplexität Ihres Projekts genau einschätzen und mit anderen Alternativen vergleichen.
Die Matrix sollte mindestens 5 der folgenden Faktoren umfassen:
- Projektdauer
- Projektziel (Formulierung, Anzahl, Wechselwirkung)
- Projektgegenstand (Komponentenvielfalt, Beziehung, Änderungen)
- Projektaufgabe (Anzahl Aufgaben, Phasen, Änderungen)
- Projektausführende (Größe des Projektteams, Änderungen, Interessensgruppen)
- Projektumfeld (Einflussfaktoren, Änderungen)
- Projekt-Abhängigkeiten
- Technologien
- Projektarten (Kundenprojekte, Entwicklungsprojekte, Optimierungsprojekte)
7. Projektgröße
Die Projektgröße lässt sich nicht anhand der Anzahl der Tage, des Personals oder der Kosten bestimmen. Dennoch muss die Größe eines Projekts greifbar und verständlich gemacht werden. Daher ist eine Klassifizierung von Vorteil.
Auch für diese Projektkennzahl kann eine Matrix nützlich sein. Sie könnte Folgendes enthalten:
- Projektbudget
- Projektdauer
- Anzahl der Projektmitglieder und Beteiligten
- Risikowert in Euro
- Projektkosten
Daraus lässt sich eine Klassifikation von A, B, C, D Projekten erstellen.
Tipp: Wenn Sie bereits einen ComplexityScore erstellt haben, verwenden Sie ihn. Bilden Sie einfach Cluster mit X‑Y Punkten, die der Klasse A entsprechen, Y‑Z Punkten, die der Klasse B entsprechen, und so weiter.
8. Projektleistungen / Projektergebnisse
Bei der Projektleistung geht es um die Wirksamkeit Ihres Projektes und dessen Messung. Die Projektergebnisse können von den Zielen abweichen. Die Messung der Projektleistung hilft Ihnen Ihr Projektportfolio besser zu steuern. Nach dem PMBOK (Projektmanagement-Guide) sollten Sie sogar ein System zur Messung der Projektleistung verwenden.
Die wichtigsten Kennzahlen zur Messung der Projektleistung sind:
- Nutzungsgrad der Lösung
- Nutzwert des Projekts
- Return on Investment
- Kundenzufriedenheit / Stakeholder
- Bekanntheit des Projekts
- Projekterfolgsquote
9. Team performance von Projektteams
Die Schlüsselkennzahlen, die zur Messung der Teamleistung herangezogen werden, sind:
- Performance Index (Ist zu Plan Arbeitszeit)
- Termintreue (Aufgaben und Meilensteine)
- Lösungszeit für offene Fragen
- Fehlerhäufigkeit
- Fluktuationsquote
10. Projektziele
Projektziele lassen sich am einfachsten durch die Projektleistungsziele und Liefergegenstände messen.
Liefergegenstände sind greifbare, überprüfbare Ergebnisse, Produkte oder Dienstleistungen, die als Ergebnis eines Projekts entstehen.
Das kann eine ganze Reihe von Dingen sein wie:
- Prozessdarstellung
- Prototyp
- Dokument
- Vorlagen
- Berichte
- Modelle
- Zeichnungen
- ein physisches Produkt
- Software oder System ist live
- Projektplan erstellt
- Training durchgeführt
- Autorisierungen oder Freigaben von Behörden oder Ämtern
Leistungsziele bzw. Projektergebnisse sind:
- Umsatzerhöhung
- Verbesserung der Rendite um X%
- Bessere Zusammenarbeit
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit
- Verbesserung der Kompetenz der Mitarbeiter
- Reduzierung von Kosten
- Erhöhung eines Outputs
- Verkürzung von Bearbeitung- / Prozesszeiten
Je genauer und vollständiger Sie Ihre Projektziele formulieren, desto einfacher ist es, sie zu verfolgen. Um die Projektleistung zu messen, sollten Sie sich zunächst überlegen, woran Sie erkennen wollen, ob das Ziel erreicht wurde.
Fazit
Dies sind nur einige der wichtigsten Projektkennzahlen, die Sie für Ihre Projektarbeit verfolgen sollten. Wenn Sie diese KPIs noch nicht verfolgen, ist es jetzt an der Zeit, damit zu beginnen. Auf diese Weise erhalten Sie ein besseres Verständnis für den Erfolg Ihres Projekts und können fundiertere Entscheidungen für zukünftige Projekte treffen.
Welche anderen Kennzahlen verfolgen Sie für Ihre Projekte? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen!
Typische Fragen, die sich bei der Auswahl von Projektkennzahlen ergeben:
Was sind Projektkennzahlen?
Projektkennzahlen sind spezifische Messungen, die den Fortschritt und Erfolg eines Projekts anzeigen. Sie können Faktoren wie Budget, Zeit, Ressourcen und Umfang umfassen. Projektmanager verwenden Kennzahlen, um Entscheidungen darüber zu treffen, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist, wie es läuft und wo es verbessert werden muss.
Welche Projekt KPIs gibt es?
Es gibt operative und strategische KPIs im Projektmanagement. Die operativen KPIs hängen stark von Ihren Projektzielen ab. Die strategischen Kennzahlen verraten Ihnen etwas über die Auswirkung des Projekts auf Ihr Unternehmen.
Wie gelingt eine gute Projektsteuerung?
Es gibt eine Reihe von Kennzahlen, die für Sie bei der Projektsteuerung hilfreich sind. Daher sollten Sie mit Methoden, die Sie bei der Auswahl der richtigen Projektkennzahlen unterstützen, beginnen. Hier stehen Ihnen die Balanced Scorecard, bzw. Project Scorecard oder das magische Dreieck im Projektmanagement zur Verfügung. Diese Methoden helfen Ihnen eine gute Basis zu legen.
Wie erstelle ich einen Projektzeitplan?
Um einen Projektzeitplan zu erstellen, müssen Sie zunächst alle Aufgaben auflisten, die erledigt werden müssen, um das Projekt abzuschließen. Sobald Sie eine Liste aller Aufgaben haben, erstellen Sie Ihren Ablaufplan. Sobald dieser steht, können Sie einen Zeitplan für jede Aufgabe erstellen. Ich schlage außerdem vor, dass Sie für jede Aufgabe einen freien Puffer und für jeden Meilenstein einen Gesamtpuffer einplanen. Am besten Sie erstellen einen Netzplan.
Was beinhaltet ein Projektplan?
Ein Projektplan fasst das gesamte Projekt von Anfang bis Ende zusammen. Er enthält eine Beschreibung des Projekts, die Ziele, die zu erledigenden Aufgaben und die erforderlichen Ressourcen. Außerdem enthält er einen Zeitplan für jede Aufgabe und ein Budget für das Projekt.
Dabei handelt es sich um den Rahmen, der die grundlegenden Komponenten Ihres Projekts erfasst. Er umfasst:
- Projektstrukturplan
- Ablaufplan
- Zeitplan
- Kostenplan
- Ressourcenplan
- Risikomanagement
- Konfigurationsmanagement
- Qualitätsmanagement
