In unserem Geschäftsleben müssen wir oft kurzfristig Kapazitätsengpässe überbrücken. Daher zeigen wir Ihnen, wie Sie in nur 2 Schritten Ihre Kapazitätsengpässe überbrücken.
Dazu führt Sie der Beitrag systematisch von der Analyse zur Definition der Überbrückungsmaßnahmen. Außerdem unterstützt er Sie bei der Kommunikation mit Ihren Vorgesetzten.
Am Ende sollten Sie in der Lage sein, eine gemeinsame Lösung zu finden und ein paar Ideen zur Überbrückung gewonnen haben.
Wie entsteht ein Kapazitätsengpass?
Ein Kapazitätsengpass entsteht, wenn mehr Aufgaben, Aufträge oder Projekte bewältigt werden müssen als die aktuelle Leistungsfähigkeit gestattet. Oder wenn die aktuelle Leistung des Bereichs, des Personals oder der Maschine sinkt.
Ursachen für die Engpässe
Die Engpässe können durch die unterschiedlichsten Ursachen hervorgerufen werden. Grund können ein Peak in der Auftragslage, vermehrte Projekte oder längere Ausfälle von bestimmten Mitarbeitern sein. Die Übernahme von neuen Aufgaben kann auch zu verringerter Leistungsfähigkeit führen. Das Resultat ist ein unerwarteter Engpass.
Gründe können auch sein:
- Zu hohes Arbeitsvolumen
- Bearbeitungszeiten sind lang
- Lange Entscheidungsprozesse
- Viele Rückfragen und Unterbrechungen
- Fehlendes Wissen / Knowhow
- Häufiges Springen zwischen verschiedenen Aufgaben oder Projekten
- Unvollständige Angaben (Bestellung, Aufgabendefinitionen)
- Fehlendes Personal (Krankheitsausfälle)
- Beschaffung von Material / Ressourcen
- Unzureichende dispositive Faktoren (leitende, lenkende, planende, organisierende Tätigkeiten)
- Fehlendes Budget
Da die Ursachen sehr verschieden sind, sollten Sie zunächst den Kapazitätsengpass näher analysieren.
1. Kapazitätsengpässe analysieren
Um genau zu analysieren was den Kapazitätsengpass verursacht, sollten Sie folgende Punkte prüfen:
Beispiel: In vielen Unternehmen sieht man einen erhöhten Umsatz am Ende des Monats und manchmal auch Ende des Jahres. Das führt oft dazu, dass die Fakturierung über ihre Kapazitätsgrenzen kommt und das erhöhte Arbeitsvolumen nicht mehr bewältigen kann.
Die Erhöhung der Kapazität durch externe Unterstützung scheint die einzige logische Lösung zu sein. Aber das ist oft die teuerste Lösung und findet bei Vorgesetzten in dieser Phase selten eine Zustimmung. Und nur eine detaillierte Betrachtung der Situation ermöglicht es Ihnen im nächsten Schritt eine zufriedenstellende Zwischenlösung zu schaffen.
2. Kapazitätsengpass überbrücken
Wenn Kapazitätsengpässe entstehen, müssen diese meist auch kurzfristig überbrückt werden. Das geschieht am besten durch die Etablierung einer Zwischenlösung und erst im zweiten Schritt mittels externer Ressourcen.
Interne Überbrückungsmaßnahme – Zwischenlösung etablieren
Mit dem Wissen aus der Analyse lassen sich oft schnelle ZUFRIEDENSTELLENDE Zwischenlösungen erarbeiten und umsetzen.
Das Ziel der Zwischenlösung ist, die Beschwerden, Anrufe und Gespräche zu reduzieren. Und die Zufriedenheit mit der aktuellen Leistung soll natürlich auch verbessert werden.
Gehen Sie am besten proaktiv mit dem Engpass um. Die Zwischenlösung sollte außerdem auf die Erwartungen des Reklamierenden abgestimmt werden. Daher ist die Analyse der Beschwerden so wichtig.
Hier einige Ideen für interne Überbrückungsmaßnahmen
Bei erhöhtem Arbeitsvolumen:
Bei Verzug von Projekten:
Oft macht es Sinn, zwei oder drei der oben genannten Ideen zu kombinieren. Die Zwischenlösung sollte jedoch nur für ein paar Tage oder Wochen etabliert werden. Sollte der Engpass noch bestehen, bedarf es einer nachhaltigeren Lösung oder externen Unterstützung.
Kapazität kurzfristig erhöhen – externe Unterstützung
Um die Kapazität mittels externer Unterstützung kurzfristig zu erhöhen und den Kapazitätsengpass zu überbrücken, sollten Sie auf jeden Fall die Analyse durchgeführt und eine interne Zwischenlösung umgesetzt haben.
Erst danach sollten Sie eine externe Unterstützung in Betracht ziehen. Die interne Zwischenlösung benötigen Sie in jedem Fall, da Sie selten von heute auf morgen eine externe Ressource finden werden. Und meistens müssen Sie eine Einarbeitungszeit berücksichtigen.
Diese externen Überbrückungsmaßnahmen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Zeitarbeiter einstellen
- Projekte extern vergeben
- Freelancer einstellen
- partielles Outsourcing von Aufgaben, Teilprojekten
- Berater / Spezialisten beauftragen
- Personal befristet einstellen
Diesen Schritt müssen Sie in der Regel gut vorbereiten und kommunizieren, damit er die Zustimmung von Ihren Vorgesetzten findet.
Kommunikation richtig aufbauen
Die Analyse hilft Ihnen, das Problem genauer zu beschreiben. Des Weiteren können Sie den Zweck der Maßnahmen zielgerichteter kommunizieren. Denn Sie wissen durch die Analyse, was Ihren Kunden, Mitarbeitern oder Vorgesetzten wichtig ist.
Kommunizieren Sie auch folgende Punkte:
- Warum wurde die Kapazitätsgrenze überschritten?
- Wie lange werden die Ressourcen benötigt?
- Wie lange benötigen Sie, um die Ressource zu finden?
- Wie hoch sind die erwarteten Mehrkosten?
- Wie lang ist die Einarbeitungszeit?
Eine Herausforderung ist immer die Beurteilung der Kapazitätsgrenzen der Bereiche. Hier herrschen unterschiedliche Sichten, was mit der vorhandenen Mannschaft geleistet werden kann. Daher sollten Sie langfristig sicherstellen, dass die Kapazitätsgrenze gemessen und allen bekannt ist.
Zwischenlösung kommunizieren
Das Etablieren der Zwischenlösung hilft Ihnen aufzuzeigen, dass sie die internen Möglichkeiten bedacht und berücksichtigt haben. Das führt oft zum Schluss, dass nun wirklich keine weiteren Optionen möglich sind.
- Kommunizieren Sie daher auch wie lange die Zwischenlösung aufrechterhalten werden kann.
- Ab wann würde es negative Auswirkung auf andere Bereiche, den Kunden oder das Projekt selbst haben.
- Und vergessen Sie nicht die Auswirkung kurz zu beschreiben. Das erhöht das Gefühl der Dringlichkeit.
Tipp: Bereiten Sie das Entscheidungsmeeting vor. Hören Sie kurz nach, ob Ihre Kontaktperson nicht noch weitere Lösungsvorschläge im Sinn hat. Versuchen Sie auch mögliche Bedenken außer den Kosten herauszufiltern. Dieses Wissen lassen Sie dann auch in Ihre Vorbereitung und Kommunikation einfließen.
Fazit
Es gibt viele Ursachen für die Entstehung von Kapazitätsengpässe, daher müssen Engpässe oft kurzfristig überbrückt werden. Trotz zeitlichen Druckes sollten Sie die Analyse der Situation nicht überspringen. Sie ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Vorgehensweise.
Denn eine systematische Vorgehensweise hilft Ihnen nicht nur geeignete Überbrückungsmaßnahmen zu ermitteln, sondern unterstützt Sie dabei alle Gesichtspunkte und Blickwinkel zu berücksichtigen.
Daher ist das Ziel der vorgestellten Vorgehensweise die Kapazitätsengpässe schnell und einvernehmlich zu überbrücken.
PS: Manchmal müssen die Prozesse von Grund aus angepasst und optimiert werden. In unserem Beitrag Prozesse analysieren und erfassen, finden Sie dafür eine detaillierte Anleitung. Sie hilft Ihnen Ihre Prozesse gezielt zu analysieren.
