Der Themenbereich „Kennzahlen“ ist sehr komplex. Daher fällt es den meisten von uns schwer, den Punkt Key Performance Indicators (KPIs) von allen anderen Kennzahlen abzugrenzen.
In diesen Beitrag finden Sie deswegen eine verständliche Darstellung, was KPIs sind und wie Sie diese von normalen Leistungskennzahlen unterscheiden können. Damit es Ihnen leichter fällt, Key Performance Indicators zu nutzen, stellen wir Ihnen am Ende noch die Einsatzmöglichkeiten und ein paar Beispiele vor.
Was sind Key Performance Indicators? Eine Definition.
Key Performance Indicators (KPIs) lassen sich als Kennzahlen definieren, die einfach und verständlich die unternehmerische Leistung darstellen. Mit ihnen wird der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad wichtiger Zielvorgaben gemessen, daher werden sie als Indikatoren bezeichnet.
Ihr Zweck ist die Überwachung und Optimierung erfolgskritischer Leistungsfaktoren.
Key Performance Indicator – Deutsch
Im deutschen Sprachraum werden die Key Performance Indicators als
- Leistungsindikatoren
- Leistungskennzahlen
- Schlüsselindikatoren
bezeichnet. Manchmal findet man auch in den Übersetzungen „wichtige“ Leistungsindikatoren.
Da dieses aber keine genaue Wiedergabe des englischen Begriffes darstellt, hat sich der Begriff Key Performance Indicator – KPI auch im deutschen Sprachgebrauch etabliert.
Abgrenzung von Key Performance Indicators zu Performance Indicators (PIs)
Meiner Meinung nach führt die eben beschriebene ungenaue Übersetzung zu Abgrenzungsschwierigkeiten im alltäglichen Gebrauch. KPIs sollen kritische Erfolgsfaktoren messen und nicht allgemeine Unternehmensleistungen.
Beispiel KPIs vs. PIs
Die Teamleistung ist ein erfolgskritischer Faktor in Projekten, daher hier ein Beispiel für KPIs und PIs (normale Leistungsindikatoren).
Motivationsgrad ist zwar ein Indikator für eine gute Teamleistung im Projekt – aber nicht erfolgskritisch. Bitte verstehen Sie mich nicht falsch: Er ist wichtig, aber für das Projekt selbst nicht erfolgskritisch. Er ist eher als Frühindikator nützlich.
Die Abarbeitungsrate stellt auch die Teamleistung dar. Sie ist hier aber eher ein erfolgskritischer Faktor, da viele Projekte von einem zeitlichen und Kostenrahmen bestimmt werden.
Die Schwierigkeit bei der Abgrenzung ist, dass viele Kennzahlen auf die Leistung hinweisen; Key Performance Indicators vereinfachen hingegen und stellen erfolgsrelevante Leistungen dar.
Daher lautet die Frage in unserem Beispiel: Welche 3 – 4 Faktoren haben den größten Einfluss auf die erfolgreiche Projektdurchführung?
Überlegen Sie dann noch, welche Leistungen diese Faktoren am meisten beeinflussen. Sobald dieses feststeht, definieren Sie konkrete Ziele und entsprechende Kennzahlen. So bestimmen Sie Ihre KPIs für die Projektdurchführung.
Einsatzmöglichkeiten von Key Performance Indicators
Im Unternehmen werden KPIs auf mehreren Ebenen genutzt, um die unternehmerische Leistung zu messen. Das Messen erfolgt über das Festlegen eines relevanten und konkreten Ziels und ihr Erfolg beim Erreichen des Ziels.
High-level KPIs
Die sogenannten High-level KPIs sind Key Performance Indicators, die sich auf die Gesamtleistung des Unternehmens beziehen. Diese finden sich meistens auf strategischer und taktischer Ebene wieder.
Beispiele:
Zur Darstellung strategischer oder taktischer Ziele / Maßnahmen
- Anzahl neu eingeführter Services
- Anzahl implementierter Service-Verbesserungen
- Anteil Produkte / Leistung nach Alter (z. B. jünger als 3 Jahre)
- Anzahl implementierter Prozess-Verbesserungen
- Anzahl automatisierter Prozesse
- Innovations-Quote
- Anteil digitaler Produkte / Leistungen
- Umsatzentwicklung (Unternehmen / Bereiche)
- Marktanteile oder Marktvolumen
- EBIT
- Personalaufwandsquote
- Anzahl erfolgreicher (strategischer) Initiativen
- Anteil Umsatz aus Cross-Selling / Up-Selling
- Anzahl der Mitarbeiter mit strategisch wichtigen Qualifikationen
- Qualifikationsstruktur pro Bereich
Low-level KPIs
Die Low-Level KPIs messen die Prozesse, Projekte oder auch die Abteilungsleistung und daher messen sie die Unternehmensleistung auf der operativen Ebene.
Beispiele:
Zur Darstellung operativer Ziele / Maßnahmen
- Kapazitätsauslastung
- Quote produktiver Mitarbeiter
- Neukunden-Quote
- Hit-rate / Vertriebserfolgs-Quote
- First-time fix
- First Call Resolution (FCR)
- Weiterbildungstage pro Mitarbeiter
- Churn-rate / Abwanderungsquote
- Anzahl oder Anteil von Projekt mit Verzug
- Liefertreue
- Antwort-/Reaktionszeit
- Abarbeitungsquote in Projekten
- Umsatz pro Jahr / Abteilung / pro Kopf
- Verbesserungsvorschläge pro Mitarbeiter (KVP/ Innovationsmanagement)
- Anteil Fremdmitarbeiter (externer Personaleinsatz)
Fazit
Mit welchen Key Performance Indicators die erfolgskritische Unternehmensleistung gemessen werden kann, hängt von Ihrem Ziel / Vorgaben ab und variieren je nach Level.
Wichtig ist nur, dass Sie darauf achten, welche Faktoren erfolgskritisch für die Erreichung Ihrer Ziele und Maßnahmen sind.
Tipp: Definieren Sie nur 3 – 4 KPIs pro Ziel und Vorgabe, ansonsten verzetteln Sie sich leicht. Hilfreich ist es auch, wenn Sie bereits existierende Möglichkeiten bei der Erhebung der KPIs nutzen. So bleibt der Aufwand im angemessenen Rahmen.
Viel Erfolg bei der Erstellung Ihrer Key Performance Indicators.
Bildquellen:
- Key Performance Indicator: Bild von MichaelGaida auf Pixabay
