Wann immer es darum geht, die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern, gibt es eine Vielzahl möglicher Tipps und Maßnahmen, die man in diesem Zusammenhang anwenden kann. Aufgrund der Fülle ist es allerdings schwer zu entscheiden, welche Maßnahmen wann umgesetzt werden sollten. In diesem Beitrag verrate ich Ihnen meine TOP 3 Tipps, um schnell eine effektive Zusammenarbeit in Teams zu fördern.
Am Ende des Beitrags wissen Sie nicht nur, an welchen Stellen Sie am besten den Hebel ansetzen können, um schnell und nachhaltig Erfolge zu sehen, sondern Sie erhalten noch einen kleinen Extra-Tipp von mir.
Dieser Beitrag fokussiert sich auf die Optimierung wesentlicher Arbeitsprozesse eines Teams. In unserem Beitrag Teamentwicklung: verstehen und meistern gehen wir jedoch auf alle Aufgaben, Ansätze, Methoden und den Teamentwicklungsprozess ein. Der Artikel unterstützt Sie einen wirksamen Teamentwicklungs-Ansatz zu gestalten.
Tipp 1: Aufgaben nach Einzel- oder Teamarbeit trennen
Wenn man sich Gedanken über effektive Zusammenarbeit macht, wird die Aufgabentrennung in Einzel- und Teamarbeit nicht bedacht oder berücksichtigt. Ehrlicherweise ist das auch schwer zu trennen, aber auch sehr wichtig. Damit Ihnen das gelingt, hier ein paar Anhaltspunkte:
Umfang
Handelt es sich um eine umfangreiche Aufgabe und ist der Zeitdruck groß, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Teamarbeit die passende Lösung ist.
Routinearbeiten oder Arbeiten, die ein hohes Fachwissen erfordern, sollten Sie lieber von einer einzelnen Person bearbeiten lassen – selbst dann, wenn der Umfang der Aufgabe groß ist. Mit der Pomodoro-Methode lassen sich umfangreiche Aufgaben von einer Person zügig bearbeiten. Aufgaben, die Kreativität erfordern, sind ebenso eher für die Einzelarbeit geeignet.
Komplexität
Die Komplexität einer Aufgabe führt in der Praxis meist zu Teamarbeit. Denn hier werden unterschiedliche Sichtweisen und fachliches Wissen benötigt.
Bedenken Sie: Die strategische Entwicklung eines Unternehmens, einer Organisation oder eines Produktes ist eine mitunter komplexe Aufgabe, da der Markt einen extrem dynamischen Faktor darstellt – siehe die Definition zur Komplexität.
Wenn Sie also eine Aufgabe erarbeiten müssen, bei der sich Umfeld oder Rahmenbedingungen ändern, handelt es sich um eine komplexe Aufgabe, die Sie im Team am besten lösen.
Interaktion
Welche komplizierte und umfangreiche Aufgabe ist für eine Teamarbeit geeignet? Diese Aspekte spielen eine Rolle
- Lässt sich die Aufgabe in Teilaufgaben unterteilen?
- Kann jeder sein Aufgabenpaket eigenständig bearbeiten?
- Ist eine geringe Interaktion notwendig?
Wenn Sie diese Fragen mit ‚Ja‘ beantworten, ist die Aufgabe für eine Teamarbeit geeignet. Zum Hintergrund: Im Arbeitsalltag werden komplizierte und umfangreiche Aufgaben fast immer aufgeteilt, daher habe ich den Punkt Interaktion hier mit aufgenommen.
Meine Empfehlung lautet: Benötigen die mit der Teilaufgaben vertrauten Personen eine regelmäßige oder häufige Abstimmung, um ihre Arbeit fertig zu stellen, dann legen Sie die Schritte besser zusammen. Bei der Erstellung von Kennzahlen sehe ich das zum Beispiel sehr oft. Hier wird leider sehr viel Zeit mit Rückfragen und Prüfen vertan.
Dabei ist das ein erster wichtiger Schritt in Richtung effektive Zusammenarbeit, da Sie sehr wahrscheinlich viele umfangreiche Aufgabenpakete bereits unterteilt haben und nur noch den Interaktionsfaktor prüfen müssen.
Tipp 2: Wie Meetings zu einer effektiven Zusammenarbeit beitragen
Unsere geliebten oder manchmal dann doch eher gehassten Meetings: Sie dauern oft zu lang, man erreicht nicht das gewünschte Ergebnis oder die angestrebte Zielsetzung – und es sind einfach so viele Meetings. Effektive Zusammenarbeit ist oft etwas anderes.
Daher schlage ich Ihnen vor eine Meetingstruktur zu etablieren. Was Sie noch tun können, um effektive Meetings zu führen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Um eine Meetingstruktur zu etablieren, unterteilen Sie die Meetings nicht nur in verschiedene fachliche Themenfelder wie Projekte, Abteilungsbesprechungen, Produktentwicklung oder Management-Meetings, sondern gliedern Sie außerdem die Besprechungsinhalte.
Ihre Meetingstruktur könnte wie folgt aussehen:
Kick-off Meetings:
Hier geht es ausschließlich um die Zieldefinition von Maßnahmen oder Projekten – und die Abstimmung der Planung. Ziel des Meetings ist es, ein „Wir“-Gefühl für die Maßnahmen und Projekte zu erreichen.
Diese Meetings kennt im Grunde jeder, nur: Kaum einer bleibt beim eigentlichen Inhalt des Kick-off Meetings. Oft wird versucht, noch mehr aus dem Meeting herauszuholen; mit dem Ergebnis, dass die Konzentration aufs Commitment dabei ganz verloren geht. Sie finden oft zu spät statt. Wenn alles festgelegt ist und nichts mehr angepasst werden kann, ist das Beteiligen der Teilnehmer eher schwierig.
Themen sollten deswegen sein:
- Wünsche und Sorgen der Gruppenmitglieder
- Wer trägt was zum Projekt bei?
- Zielvorstellung der einzelnen Beteiligten
- Wer übernimmt welche Aufgabe?
- Gemeinsame Zeitplanung – bis wann ist z. B. ein Projekt realistisch umsetzbar?
- Wer sieht welches Risiko?
- Erfahrung aus ähnlichen Vorhaben
- Sich gegenseitig beschnuppern (auch wenn sich die Gruppenmitglieder bereits kennen)
- Wer sollte noch am Projekt beteiligt werden?
- Etc.
Status Meetings:
In diesem Meeting wird vom Team nur der Statusbericht vorgestellt und dieser besprochen. Weiterhin sind Fragen zum Status selbst möglich. Diese sollten bestenfalls sofort beantwortet werden. Es gilt das gleiche wie beim Kick-off Meeting: Alles dreht sich um den Status Ihrer Vorhaben – also bitte keine Nebenkriegsschauplätze!
Entscheidungsmeetings:
Jetzt befinden wir uns in einer Phase, in der alles erarbeitet und vorbereitet ist. Das eindeutige Ziel ist, eine Entscheidung zum Thema X zu treffen. Meiner Erfahrung nach sollten diese Meetings gut vorbereitet sein. Je besser die Vorbereitung, umso effektiver gestaltet sich das Meeting. Und es ist wichtig, dass Sie sehr klar herausarbeiten, was entschieden werden soll. Bedenken Sie: Handelt es sich um eine Entscheidung oder sind es zwei Entscheidungen?
In der Praxis zeigt sich oft: Ohne es zu merken, fasst man gerne Entscheidungen zusammen. Dabei gibt es klare Kriterien: Beinhalten die Entscheidung eine zeitliche und quantitative Komponente, sind es eher zwei Entscheidungen. Dieses zu trennen, hilft Ihnen enorm, Kompromisse zu finden und im Team schneller zu einer Entscheidung zu gelangen.
Arbeitsmeetings:
Während dieses Meetings werden nur Inhalte erarbeitet. Wenn Sie überdies an die Aufteilung der Aufgaben in Team- und Einzelarbeit sowie die genutzten Methoden im Auge behalten, werden diese Meetings sehr schnell effektiv.
Strategische Inhalte von operativen Themen in Meetings trennen
Kennen Sie das? Erst werden Ergebnisse vorgestellt und die beobachtbaren Abweichungen besprochen. Dann landet man bei den Erklärungen und verstrickt sich schließlich in den Details. Und ehe man sich versehen kann, ist es Mittag und man hat noch nicht alle Bereiche bedacht – und noch weniger an der Strategie gearbeitet.
Umgekehrt sieht es genauso aus: Bevor man noch eine strategische Entscheidung abgestimmt hat, ist die Zeit um und das operative Geschäft kommt wieder zu kurz.
Sich Zeitlimits zu setzen, um sich sklavisch daran zu orientieren – ist eher kontraproduktiv. Denn am Ende bespricht man so weder strategische noch operative Angelegenheiten richtig.
In welcher Sackgasse man landet, hängt meiner Erfahrung nach davon ab, welche Unternehmensgröße vorliegt oder auf welcher Hierarchieebene Sie arbeiten. Daher sollten Sie in jedem Fall die operativen von strategischen Themen trennen. Glauben Sie mir: Sie werden davon profitieren. Die effektive Zusammenarbeit in diesen Bereichen ist dann sogar kein Wunschbild mehr.
Soziale Meetings
Wer Teamarbeit und effektive Zusammenarbeit fördern möchte, muss dem Zusammenhalt der Gruppe Raum zur Entfaltung geben. Daher ist es wichtig, dass sich die Teammitglieder regelmäßig treffen, um zu feiern oder einfach nur nett zu plaudern. Hier gibt es viele Angebote von Dienstleistern, die Sie nutzen können. Aber Grillen im Sommer, gemeinsames frühstücken oder eine gemeinsame Kanutour erfüllen genauso das menschliche Bedürfnis auf gemeinsamer Interaktion. Rationale Ziele sollten hier außen vor stehen.
Und mein Geheimtipp: Es findet sich immer jemand, der das im Team gern organisiert. Sie müssen es nicht einmal selbst planen. Ziehen Sie Freiwillige immer dem Sekretariat vor. Für das „Wir“-Gefühl ist es nicht dienlich, wenn Dinge außerhalb der Gruppe organisiert werden.
Die Effektivität der Meetings lässt sehr stark nach, wenn Sie versuchen, alle Themen gleichzeitig zu bearbeiten und zu berücksichtigen. Das gelingt sehr selten. Daher ist es einen Versuch wert, die Meetings darüber hinaus nach Besprechungsinhalten zu unterteilen. Sie werden erstaunt sein, wie schnell sich eine effektive Zusammenarbeit einstellt. Obendrein brauchen Sie keine künstlichen Zeitlimits mehr, denn die Meetings werden automatisch kürzer.
Tipp 3: Wie Sie Brainstorming in der Zusammenarbeit sinnvoller einsetzen
Brainstorming gilt als Methode zur Ideenfindung, um neue Produkte, Innovationen oder Lösungen zu entwickeln. Das klare Ziel von Brainstorming ist es, möglichst viele Ideen zu generieren. Aber: Die klassische Brainstorming-Methode hat ihre Tücken, denn die gruppendynamischen Einflüsse behindern sehr stark die effektive Zusammenarbeit.
Wer kennt das nicht? Unser Gehirn lässt sich schnell ablenken, und weil wir gerne in Harmonie mit den anderen Team-Mitgliedern leben, entstehen am Ende weniger Ideen – die sich zudem noch sehr ähnlich sind.
Ich möchte natürlich nicht, dass Sie auf Brainstorming verzichten. Aber versuchen Sie es mit anderen Brainstorming–Techniken, die diese beiden Aspekte menschlicher Zusammenarbeit teilweise berücksichtigen.
Hier eine kleine Auswahl:
- Brainwriting / Silent Brainstorming
- 6–3‑5 Methode
- Collective Notebook
- Diskussion 66
- Frage Brainstorming
Wenn Sie mich nach meinen drei Favoriten fragen:
- Ich schätze das Brainwriting. Dabei kann ich die Teams ihre Ideen schon in der Vorbereitung auf die Meetings aufschreiben lassen. Damit habe ich im Meeting mehr Zeit für andere Dinge. Weiterer Vorteil: Die eher stillen Gruppenmitglieder bringen ebenfalls ihre Ideen mit ein.
- Ebenfalls eine persönliche Empfehlung ist die 6–3‑5 Methode: Wenn wir bestimmte Themen im Workshop (Arbeitsmeeting) erarbeiten wollen und am Ende ein sichtbares Ergebnis stehen soll, ist diese Methode perfekt. Hier bin ich in der Anwendung flexibel und arbeite mit kleineren Gruppen, kürzeren Zeitintervallen oder weniger Runden. Die Kombination von Brainwriting und der 6–3‑5 Methode ist ideal.
- Ich setze die Methode „Frage-Brainstorming“ bei der Entwicklung von Leistungen, Produkten und Suche sowie Festlegung von strategischen Maßnahmen ein. Oder wenn man besonders viele außergewöhnliche Ideen – wie beim Innovationsthema – entwickeln soll.
Ich habe bei meiner Recherche diesen Beitrag gefunden, der eine kurze Zusammenfassung der Abläufe einiger Brainstorming-Methoden beinhaltet. Das sollte Ihnen beim Einstieg helfen. Sie können mich aber gerne anrufen oder anschreiben. Ich freue mich über jede Kontaktaufnahme.
Damit Kreativität und effektive Zusammenarbeit sich nicht gegenseitig beeinflussen, gilt allgemein: Teilen Sie den Ideen-Entstehungsprozess auf.
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- Erstens: Einzelarbeit – Ideen sammeln.
- Zweitens: Ideen weiterentwickeln – das ist wieder Gruppenarbeit.
Hier profitieren Sie von dem Einfluss der anderen Teilnehmer. Die Gruppengröße sollte meiner Erfahrung nach drei bis fünf Personen betragen, da die Kooperationsverluste sonst zu hoch sind.
Bonus Tipp
Wenn ich etwas über effektive Zusammenarbeit in meiner 20-jährigen Laufbahn gelernt habe, dann dass es sich um ein wirklich sehr komplexes Thema handelt. Es gibt unzählige Einflussfaktoren.
Ein typischer Satz, den ich immer höre, lautet: Wir verstehen uns sehr gut, aber…
Denn selbst wenn Sie einen guten Teamgeist entwickelt haben: Wenn sich das WAS (also die Aufgaben und Tätigkeiten) nicht ändert, erreichen die Mitglieder nicht die effektive Zusammenarbeit, die Sie sich wünschen. Das führt bedauerlicherweise zu Frustration. Als Folge sinkt der Teamgeist, weil sich die gewünschten Erfolge in der Zusammenarbeit nicht einstellen.
Daher empfehle ich immer: Arbeiten Sie erst an der Effektivität und dann an der Effizienz, da man mit kleinen Maßnahmen viel ändern kann. Das ist ein kleiner, aber feiner Unterschied.
Hier ein Rechenbeispiel zum Thema „WAS wir in Meetings tun“ und die so oft vorkommen:
Anpassung an Tabellen oder den Präsentationen während des Meetings!
Denken Sie an Ihre Praxis und nehmen wir an, Sie sind im Durchschnitt mit sechs Personen in einem Meeting aktiv. Und in Ihrer Organisation finden durchschnittlich täglich zwei Meetings statt. Das aktualisieren der Präsentation dauert ca. 30 Sekunden.
Darauf zu achten, dass die Aktualisierungen nicht während des Meetings stattfinden, sondern nach dem Meeting von einer Person erledigt werden, ermöglicht Ihnen in meinem Beispiel eine Zeitersparnis von 19 Stunden im Jahr. Oder 38 Stunden, wenn das Aktualisieren dann doch eine Minute dauert. Und glauben Sie mir – meistens dauert es noch deutlich länger. Welche Themen, die liegen geblieben sind, könnten Sie wohl mit der dazu gewonnenen Woche bearbeiten? 😉
Mein Tipp für Ihr nächstes Team-Meeting:
Gehen Sie einmal Ihre Meetings in Gedanken durch und versuchen Sie, nicht den Ablauf zu ändern. Denken Sie besser über die Dinge nach, die Sie im Meeting tun. Oder beobachten Sie Ihr Team während des Meetings. Danach überlegen Sie, ob es Tätigkeiten für die Gruppen- oder Einzelarbeit sind. Passen Sie dann die Aufgabenverteilung Schritt für Schritt an. Übrigens: In Projekten ist das Potenzial meistens noch viel höher.
Natürlich macht es Sinn, an der Effizienz (WIE Sie Dinge tun) Ihrer Zusammenarbeit zu schrauben, aber wenn Sie zuerst den Fokus auf Ihre Effektivität (WAS für Dinge Sie tun) legen und diese anpassen, wird schnell eine effektive Zusammenarbeit greifbar und sichtbar.
Fazit
Effektive Zusammenarbeit zu gestalten ist nicht einfach, aber machbar.
Alle Punkte in diesem Beitrag haben die Effektivität der Zusammenarbeit und die Aufteilung der Aufgaben im Fokus. Ich habe die TOP 3‑Tipps „Gruppen- vs. Einzelarbeit“, „Meetings“ und „Brainstorming“ gewählt, weil sie sich vergleichsweise einfach umsetzen lassen. Außerdem sind sie ein fester Bestandteil unseres Alltags. Sie können dadurch mit wenigen Maßnahmen schnell einen großen Einfluss auf die Effektivität Ihrer Zusammenarbeit nehmen.
Wenn Sie im vollen Ausmaß von Ihrer Zusammenarbeit profitieren möchten, empfehle ich Ihnen, jemanden in der Gruppe die Verantwortung für die Teamentwicklung zu übertragen. Je nach persönlichen Stärken können es auch zwei Personen sein. Kopfmenschen können das „WAS und WIE“ und Beziehungsmenschen die sozialen Prozesse im Team übernehmen. Bauen Sie auf jeden Fall die entsprechende Kompetenz auf oder suchen Sie sich einen externen Dienstleister, der Sie dabei unterstützt. Hier gibt es viele Anbieter oder Workshops wie unsere. Viel Erfolg bei der Umsetzung der Maßnahmen.
Wenn Sie mehr über effektive Teamarbeit erfahren möchten, lesen Sie auch unseren Beitrag Ein einfacher Weg, um effektive Teams aufzubauen.
Bildquellen:
- Team – Meetings: GraphicMama-team auf Pixabay
