Die Digitalisierung schreitet immer mehr voran. Daher ist es nicht erstaunlich, dass kaum eine Optimierung in Unternehmen ohne IT-Projekte und Systeme oder eine andere technologische Unterstützung zurechtkommt. Viele Fragen gehen aus diesem Grund in Richtung Zusammenarbeit – und wie diese gelingen kann. Ich darf Ihnen schon jetzt verraten, dass es immer drei Parteien gibt und nicht zwei: IT-Experten, Anwender und Prozessmanagement-Beauftragte.
IT-Projekte – der Feind?
Die Diskussion über unzureichende Systeme oder beliebte Sätze, wie
- Das ist ein Anwenderfehler.
- Das ist nicht meine Aufgabe.
- Die haben keine Ahnung, wie wir arbeiten.
sind den meisten von Ihnen wohl gut bekannt.
Die logische Konsequenz aus dieser Situation ist ein Rückzug der Parteien, welcher sich meistens durch Schützen der eigenen Abteilung zeigt. Bevor man sich versehen hat, wird ein Schuldiger gesucht, anstatt die vorhandene Problematik anzugehen. Womit wir wohl eher beim Feind angekommen sind:
Keiner will das Projekt!
Doch woran liegt das?
An den Anwendern, die sich nicht verändern wollen?
An den IT-Experten, die nichts vom Tagesgeschäft verstehen?
Am falschen EDV-System oder der falschen Technologie?
IT-Projekte unterstützt durch Prozessmanagement – ein Freund?
Meiner Erfahrung nach liegt es am Zusammenspiel von Experten, Anwendern und Prozessmanagement. Meistens wird dem Prozessmanagement zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt, da dieses noch nicht so offensichtlich ist. Eines der Ziele von IT-Projekten ist die effiziente Gestaltung oder Automatisierung von Prozessen mittels technologischer Unterstützung. Daher sind sie ein Teil des Geschäftsprozessmanagements. In vielen Unternehmen werden IT-Projekte jedoch isoliert behandelt und sind nicht organisatorisch in den Betrieb eingebunden.
Hierfür gibt es zwei Hauptgründe:
- Das Unternehmen arbeitet mit verschiedenen Prozessmanagement-Methoden. Das verursacht oft Verwirrung. Die Mitarbeiter wissen nicht genau, was geschehen wird. Nutzen Sie stattdessen eine Methode durchgängig, verringert sich dadurch Ihr Kommunikationsaufwand. So können sich Ihre Mitarbeiter mit der Zeit an die Methode gewöhnen. Das erlaubt Ihnen die aktuelle Situation und den nächsten Schritt besser einzuschätzen.
- Das Unternehmen nimmt seine Prozessmanagementmethode nicht bewusst wahr. Wenn Sie Ihre Methode nicht genau kennen, dann ist sich auch keine der Parteien der Verantwortung bewusst. Prozessmanagement beschreibt, “WIE” eine Zusammenarbeit gestaltet, strukturiert und ins Unternehmen eigebunden ist. Sie haben die Wahl, wer für diesen Bereich die Verantwortung übernimmt. Sie müssen jedoch diese Fragen unbedingt kommunizieren und beantworten. Sonst lautet Ihre Methode weiterhin “Zufallsgenerator”. Einige Betriebe gehen dazu über einen eigenen Bereich für dieses Feld zu etablieren.
Projektmanagement versus Geschäftsprozessmanagement (GPM oder engl. BPM)
Oft wird GPM mit Projektmanagement verwechselt und man übersieht daher leicht, dass jedes Projekt organisatorisch in das Unternehmen eingebunden werden muss. Ziel des Projektmanagements ist das Erfüllen der Projektanforderung. Für IT-Projekte heißt das meistens: Einführung der Technologie.
BPM (Business Process Management) hingegen befasst sich nicht nur mit technischen Fragestellungen, sondern insbesondere mit organisatorischen Aspekten, wie strategische Ausrichtung, Organisationskultur oder Einbindung aller Prozessbeteiligten.
Tipp
Arbeiten Sie mit Meilensteinen, die den Beginn einer wichtigen neuen Phase einläuten. Vermeiden Sie einen ausführlichen Projektstatus-Bericht. Überlegen Sie lieber, welche zwei bis drei Fakten darauf hinweisen, dass die vorherige Phase erfüllt wurde und präsentieren Sie diese. Während der Präsentation gehen Sie kurz darauf ein. Am besten visualisieren Sie den Stand der Dinge. Danach konzentrieren Sie sich sofort auf die neue Phase. Nach der offiziellen Präsentation können Sie den bereits erzielten Erfolg feiern. Eine lockere Atmosphäre lässt das Gemeinschaftsgefühl besser wachsen.
Mir ist bewusst, dass Sie nicht zusätzliches Personal aufbauen wollen, aber das ist auch nicht unbedingt notwendig. Verlagern Sie den Arbeitsaufwand. Damit IT-Projekte ein Freund werden, ist eine ganzheitlich gestaltete Arbeitsweise wichtig. Business Process Management bietet Ihnen hier Hilfe. Starten Sie mit der Frage, wie Ihre IT-Projekte in Ihrer Organisation eingebunden sind.
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