Kennzahlen und Kennzahlensysteme zu erstellen, ist oft eine Herausforderung, da man viel zu schnell bei der Auswahl von Kennzahlen angelangt ist. Und da stößt man schon auf die nächste Herausforderung. Es gibt unzählige Kennzahlen, die wichtig erscheinen.
Wie groß diese Herausforderung ist, zeigen die Ergebnisse in unserer Kennzahlen- Umfrage.
In diesem Beitrag klären wir daher, was Sie bei der Entwicklung eines Kennzahlensystems beachten sollten.
Außerdem erhalten Sie eine hilfreiche Anleitung, um Ihr eigenes Kennzahlensystem zu entwickeln.
Was ist ein Kennzahlensystem?
Ein Kennzahlensystem ist die systematische Verknüpfung oder die logische Anordnung verschiedener Kennzahlen. Die Aufgabe des Kennzahlensystems ist es, Sie bei der Verwirklichung Ihrer Ziele zu unterstützen. Dabei ist das Ziel, die Unternehmensleistung transparent, verständlich und übersichtlich darzustellen. Und daher zählen die Kennzahlensysteme zu den beliebtesten Steuerungsinstrumenten.
Wie werden Kennzahlensysteme genutzt?
Kennzahlensysteme sollen verschiedene Ziele bedienen.
Die Nutzungsziele sind vor allem:
- Projekterfolge messen
- Leistung der Abteilung verfolgen
- Leistung visualisieren, um Maßnahmen abzuleiten
- Kommunikation mit Vorgesetzten / anderen erleichtern
- Umsetzung strategischer Ziele / Vorgaben verfolgen
- Kommunikation mit den Mitarbeitern erleichtern
In unserer Kennzahlen – Umfrage zeigt sich dieses auch sehr deutlich. Aber was sich auch zeigt ist, dass oft mehrere Ziele verfolgt werden sollen. Denn die Nutzungsziele hängen vom jeweiligen Betrachtungswinkel ab.
Der Blickwinkel hängt also davon ab, ob Sie Abteilungsleiter, Projektverantwortlicher oder Geschäftsführer sind. Aber am Ende wünschen wir uns ein Kennzahlensystem, dass das gesamte Unternehmen abbildet.
Ein einziges Kennzahlensystem kann dieses selten abbilden. Sie benötigen mehrere Kennzahlensysteme, die ineinandergreifen. Achten Sie daher darauf, dass die strategischen Kennzahlen mit den operativen Kennzahlen Hand in Hand gehen und die Schnittstellen gut definiert sind.
Kleinere Unternehmen sind hier im Vorteil, denn hier kann es Ihnen gelingen, mit einem Kennzahlensystem das gesamte Unternehmen abzubilden.
Nehmen Sie doch auch an unserer Umfrage zum Thema Kennzahlen als hilfreiches Steuerungsinstrument einsetzen teil. Wir schenken Ihnen als Dank ein persönliches Kennzahlen-Optimierungsgespräch von 30 Minuten, damit Sie das Optimum aus Ihren aktuellen Kennzahlen herausholen.
Kennzahlensystem entwickeln
Ein hilfreiches Kennzahlensystem lässt sich in 3 Schritten entwickeln. Die strukturierte Vorgehensweise vereinfacht nicht nur die Auswahl der Kennzahlen, sondern trägt maßgeblich dazu bei, relevante Kennzahlen zu identifizieren.
- Ziele definieren
- Art des Kennzahlensystems festlegen
- Kennzahlen auswählen und definieren
1. Ziele definieren
Der erste Schritt zu einem hilfreichen Kennzahlensystem ist die Definition Ihrer Ziele. Das heißt, bevor Sie mit konkreten Kennzahlen beginnen, sollten Sie Ihr Informationsbedürfnis und Ihr Ziel bestimmen.
Wozu möchte ich die Kennzahlen nutzen bzw. wobei soll mich mein Kennzahlensystem unterstützen?
Hier sind folgende Fragen (oder ähnliche) entscheidend:
- Welche Führungsentscheidungen möchten Sie treffen bzw. stehen aktuell an?
- Welche Entwicklung möchten Sie beobachten?
- Was möchten Sie sicherstellen?
- Wen sollen die Kennzahlen unterstützen?
Dies ist wohl der wichtigste Punkt, wenn Sie Kennzahlen und Kennzahlensysteme erstellen wollen. Er wird jedoch leider meistens unterschätzt, dabei stellt er die Grundstruktur und Aussagekraft sicher. Daher sollten Sie hierfür genügend Zeit einplanen.
2. Art des Kennzahlensystem festlegen
Es gibt zwei wesentliche Unterscheidungskriterien. Wie wird die Beziehung der Kennzahlen hergestellt und welche Art von Kennzahlen genutzt werden. Daher sollten Sie, nachdem Sie Ihre Ziele definiert haben, die zwei folgenden Entscheidungen treffen:
-
- Möchten Sie ein Rechen- oder Ordnungssystem erstellen?
- Bevorzugen Sie ein- oder mehrdimensionale Kennzahlensysteme?
Art von Kennzahlensysteme
Nachfolgend finden Sie eine einfache Übersicht und Erläuterung sowie dazugehörige Beispiele.
Rechen- und Ordnungssysteme
Hier laufen die Kennzahlen wie in einer Pyramide auf eine Kennzahl zu. Jede Kennzahl baut hierarchisch und mathematisch auf der anderen Kennzahl auf. Daher der Name Rechensystem.
Kennzahlensystem Beispiele: das DuPont-System und ZVEI-System
Ordnungssysteme:
Im Ordnungssystem bauen die Kennzahlen nicht rechnerisch aufeinander auf, sind aber inhaltlich verbunden. Das bedeutet es gibt einen sachlogischen oder empirischen Zusammenhang, der die Kennzahlen verbindet.
Kennzahlensystem Beispiele: das Rentabilitäts- und Liquiditätskennzahlensystem und die Balance Score Card
Ein – und Mehrdimensionale Kennzahlensysteme
Eindimensionale Kennzahlensysteme beinhalten nur monetäre Kennzahlen.
Kennzahlensystem Beispiele: das DuPont-System, ZVEI‑, RL-Kennzahlensystem
Mehrdimensionale Systeme
Mehrdimensionale Kennzahlensysteme beinhalten sowohl monetäre als auch nicht monetäre Kennzahlen.
Kennzahlensystem Beispiele: das Tableau de Bord, die Balance Score Card, European Foundation for Quality Management (EFQM)
3. Kennzahlen auswählen und definieren
Erst im dritten Schritt werden die Kennzahlen definiert. Sie sollten auf jeden Fall einen zu hohen Aufwand für die Erstellung von Kennzahlen vermeiden. Und achten Sie darauf, dass die Kennzahlen aussagefähig sind und tatsächlich Maßnahmen steuern können.
TIPP: Arbeiten Sie mit Key Performance Indikators. Die KPIs helfen Ihnen die richtigen und sinnvollen Kennzahlen auszuwählen.
Missverständnisse und Fehlinterpretationen ausschließen
Um von vornherein Missverständnisse und Fehlinterpretationen auszuschließen, sollten Sie zunächst mit Ihrem Team folgende Punkte klären:
- Was kann die Kennzahl?
- Was enthält die Kennzahl und was enthält sie nicht?
- Welche Daten liegen vor und wie stehen sie zur Verfügung?
- Wie kann eine Kennzahl bewusst hergeleitet und vereinfacht werden, damit sie ein Abbild der Realität darstellt?
Anschließend überlegen Sie, ab wann Gegenmaßnahmen gestartet werden sollten. Ein Ampelsystem kann hier hilfreich sein.
Beispiel operative Kennzahlen:
In den meisten Fällen entscheiden sich die Unternehmen für ein Kennzahlensystem, das wie ein Frühwarnsystem wirkt und vor allem die Ursachen und Wechselwirkungen der unterschiedlichen Kennzahlen verdeutlicht.
In unserem Beispiel würde sich die Einbindung von Anzahl Angeboten/Aufträgen und eventuell die Umwandlungsrate anbieten, da diese einen direkten Einfluss auf die gewünschte Umsatzsteigerung haben.
Sie können natürlich auch erprobte Kennzahlensysteme wie Dupont oder die Balanced Scorecard nutzen. Sie sollten jedoch Ihre Zielsetzung klar definieren, um danach ein System auszuwählen.
Kennzahlenmanagement
Kennzahlen und Kennzahlensystem müssen permanent angepasst werden, da sich der Informationsbedarf jedes Unternehmens durch immer neu entstehende Rahmenbedingungen verändert.
Daher ist es unumgänglich, dass Sie sich mit der Pflege und Überprüfung des Kennzahlensystems befassen und klären, wer diese Aufgabe übernimmt. Hierbei sollten Sie auf Minimierung des Aufwandes zur Erstellung der Kennzahlen Wert legen. Achten Sie darauf, womit sich Ihr Unternehmen aktuell befasst und reagieren Sie sofort auf externe oder interne Veränderungen. Stellen Sie sich hier auch immer die Frage, ob Sie eine Kennzahl noch benötigen oder eine neue eine
andere ersetzen kann.
Zum Kennzahlenmanagement gehören auch die Kommunikation der Kennzahlen und die Festlegung des Designs. Dabei kann das Design ein Teil der Kommunikationsunterstützung bilden.
Ziel ist es, ein Höchstmaß an Transparenz und Verständlichkeit für alle Ebenen zu schaffen und die Aktualität der Informationen zu gewährleisten. Die Fragen, die Sie hier beantworten sollten, lauten:
- Wer braucht welche Information und wann benötigt er sie?
- Ist das Hauptziel/die strategische Ausrichtung klar erkennbar?
- Was soll er mit dieser Information tun bzw. was soll er daraus ableiten?
- Wann muss die Gruppe/Person aktiv werden (Maßnahmen definieren oder sogar einleiten) ?
Viel Erfolg beim Erstellen Ihrer Kennenzahlen und Ihres Kennzahlensystems.
Bildquellen:
- kennzahlen_kennzahlensysteme: Pixabay, Noyster2
